Khi bảo quản đồ dùng văn phòng bằng kim loại, ưu tiên hàng đầu là kiểm soát điều kiện môi trường, đặc biệt là độ ẩm và độ thông thoáng. Mặc dù vật liệu kim loại đã được xử lý chống gỉ nhưng chúng vẫn có thể bị oxy hóa hoặc ăn mòn trong môi trường ẩm ướt lâu dài. Do đó, chúng nên được bảo quản ở những không gian trong nhà khô ráo,-thông gió tốt, tránh gần nguồn nước hoặc khu vực ẩm ướt dưới lòng đất. Nếu sử dụng kho bảo quản, sàn nhà phải được giữ khô ráo và nên sử dụng giá đỡ để cách ly độ ẩm trên mặt đất, giảm nguy cơ hư hỏng bề mặt kim loại do độ ẩm từ nguồn.
Thứ hai, vị trí thích hợp và ngăn ngừa biến dạng là rất quan trọng. Những đồ vật lớn hơn như tủ đựng hồ sơ, giá đỡ kim loại cần được đặt cố định, tránh nghiêng hoặc xếp chồng lên nhau quá mức. Đồ dùng văn phòng bằng kim loại mô-đun hoặc có thể tháo rời phải được phân loại, bảo quản theo lớp và được bảo vệ bằng vật liệu đóng gói hoặc lớp đệm để tránh trầy xước, va chạm hoặc hư hỏng sơn trong quá trình vận chuyển hoặc xử lý.
Hơn nữa, cần phải có biện pháp bảo vệ cần thiết và kiểm tra thường xuyên để bảo quản lâu dài-. Có thể sử dụng vải chống bụi hoặc màng chống ẩm-để che phủ bề mặt kim loại nhằm giảm tác động của bụi và độ ẩm không khí. Đối với các sản phẩm có thời gian bảo quản dài, nên tiến hành kiểm tra thường xuyên để phát hiện các vết rỉ sét, bong tróc lớp phủ hoặc cấu trúc lỏng lẻo cũng như mọi vấn đề được giải quyết kịp thời. Nếu cần, có thể bôi một lượng nhỏ dầu chống gỉ-vào các kết nối kim loại hoặc các bộ phận chuyển động để duy trì tình trạng hoạt động tốt. Bảo quản khoa học và bảo trì thường xuyên có thể kéo dài tuổi thọ của đồ dùng văn phòng bằng kim loại một cách hiệu quả và duy trì hiệu suất ổn định của chúng.