Chìa khóa để tổ chức hiệu quả nằm ở việc ưu tiên phân loại. Trước khi sắp xếp, các vật dụng cần được phân loại một cách có hệ thống theo tần suất sử dụng, chức năng hoặc tình huống sử dụng. Sau đó, cần lựa chọn công cụ lưu trữ phù hợp cho từng danh mục. Ví dụ: trong môi trường văn phòng, tệp có thể được phân loại là "đang chờ xử lý", "đã hoàn thành" hoặc "lưu trữ-dài hạn" và sau đó được lưu trữ trong hộp tệp, ngăn đựng tài liệu hoặc ngăn kéo. Cách tiếp cận tổ chức-rồi{6}}phân loại này tránh việc sắp xếp lại nhiều lần sau này, cải thiện hiệu quả quản lý tổng thể.
Thứ hai, kỹ thuật “sử dụng không gian hợp lý” là rất quan trọng. Các loại sản phẩm lưu trữ khác nhau có phương pháp sử dụng không gian khác nhau và lợi thế về cấu trúc của chúng phải được phát huy tối đa. Ví dụ, kệ lưu trữ thẳng đứng thích hợp để lưu trữ hồ sơ hoặc sách, tận dụng tối đa không gian theo chiều dọc; ngăn kéo phù hợp để phân loại những vật dụng nhỏ, tránh bừa bộn; các sản phẩm lưu trữ dạng mô-đun hoặc có thể xếp chồng lên nhau có thể được kết hợp linh hoạt tùy theo kích thước không gian. Trong sử dụng thực tế, có thể kết hợp nguyên tắc "các vật dụng thường xuyên sử dụng ở kệ trên hoặc kệ bên ngoài và các vật dụng ít sử dụng hơn ở kệ dưới hoặc kệ bên trong" để dễ dàng tiếp cận hơn.
Hơn nữa, "tổ chức năng động và bảo trì thường xuyên" là điều cần thiết trong quá trình sử dụng hàng ngày. Việc sắp xếp không phải là-công việc một lần mà cần phải điều chỉnh liên tục dựa trên mức độ sử dụng. Ví dụ, thường xuyên dọn dẹp những món đồ không sử dụng để tránh chúng chồng chất và chiếm diện tích; Ngoài ra, hãy kiểm tra các thùng chứa xem có bị hư hỏng hoặc biến dạng không, đồng thời thay thế hoặc sắp xếp lại chúng nếu cần. Hơn nữa, việc giữ các thùng chứa gọn gàng và tránh tình trạng quá tải sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của chúng và duy trì một môi trường tổng thể gọn gàng và hiệu quả.